Qué datos lleva el DeCA y cómo tiene que ser el PDF

Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control tiene que ser electrónico (te lo contamos en qué es el DeCA y desde cuándo es obligatorio). Aquí repasamos qué tiene que llevar y cómo tiene que ser el fichero, según la Orden FOM/2861/2012 y la Resolución de 5 de junio de 2026.

Los datos obligatorios

El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 fija el contenido mínimo:

1. Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual.
2. Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo.
3. Lugar de origen y destino del envío.
4. Naturaleza y peso de la mercancía. Si el peso exacto es difícil de calcular, se puede indicar otra magnitud.
5. La autorización especial de circulación, si el vehículo circula con una. Es habitual en transporte especial.
6. Fecha del transporte.
7. Matrícula del vehículo. En un conjunto articulado, la de la tractora y la del remolque o semirremolque.
8. Observaciones o reservas, si las partes quieren añadirlas.

Una carta de porte u otro documento también vale como documento de control si incluye todos estos datos.

Cuándo tiene que existir

La Resolución de 5 de junio de 2026 dice que los datos se pasan a fichero electrónico en cuanto se conocen y siempre antes del inicio efectivo del servicio. La aplicación tiene que registrar la fecha y hora de creación y de cada cambio.

Cómo tiene que ser el fichero

• Un PDF de no más de 5 MB, generado directamente en digital. No sirve escanear un papel ni fotografiarlo.
• Un código QR impreso en el propio PDF, con la dirección web del documento.
• Esa dirección tiene que empezar por https:// y, al abrirla, el PDF se descarga directamente. No vale una página que pida usuario, contraseña o que haya que pulsar un botón de descarga.
• Pasados siete días naturales desde el final del servicio, se puede desactivar la descarga.

Qué lleva el conductor

Antes de salir, el conductor recibe una copia en el móvil o en papel, siempre con el QR. Si le paran, enseña el documento o solo el QR, y el agente lo abre en su propio dispositivo. En una copia impresa, las anotaciones a mano no cuentan.

Y la firma

No es obligatoria. Solo si el DeCA se usa también como documento contractual y tiene que llevar firmas, la Resolución exige como mínimo firma electrónica avanzada. Según el Ministerio, para eso no hace falta un certificado digital: valen métodos como un código de un solo uso o la firma en pantalla.

Si cambia algo durante el servicio

Si cambia el conductor, el vehículo u otro dato, la Resolución da dos opciones:

• Modificar el PDF existente, añadiendo los datos nuevos y el motivo del cambio. Los datos anteriores se mantienen, marcados como no válidos, y la dirección y el QR no cambian.
• Generar un PDF nuevo, con su propia dirección y su QR, y conservar el original.

En los dos casos, el conductor tiene que recibir el documento actualizado. Es la única forma válida de cambiar un DeCA.

Si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos, varios envíos pueden ir en un único documento.

Cuánto tiempo hay que guardarlo

El cargador contractual y el transportista efectivo tienen que conservar el documento al menos un año, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre (artículo 9 de la Orden y apartado segundo de la Resolución). Vale cualquier soporte, siempre que la información esté completa y se pueda leer.

Fuentes

• Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, artículos 2, 6 y 9 (BOE).
• Resolución de 5 de junio de 2026 sobre los documentos electrónicos de control (BOE).
• Documento electrónico de control administrativo (DeCA): preguntas frecuentes (Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible).